永續報告書陪跑日誌 Week 5：從「收資料」到「寫資料」，我們真正開始動手了

來到第五週，整份永續報告書的骨架終於搭建完成。前面幾週，我們從建立讀者視角開始，練習利害關係人問卷題目設計、模擬部門資料蒐集提問，也一起面對最棘手的「要資料」難題。

現在，我們總算站在轉折點上，要把這些零碎的、難以啟齒的、等待整理的資料，一筆一筆，變成真正能進入報告書的文字內容。

資料處理：不是收進來就能用，而是要學會「轉譯」

很多人以為寫永續報告書的核心是「寫」。但我總是說，寫只是最後一步。真正難的，是「處理資料」。這是讓一份報告從表面漂亮，變成有用、有價值的靈魂關鍵。

這週我帶著大家拆解了一本企業報告書的每一章節結構，分析它背後的邏輯與寫作策略。大家開始學會辨識哪些內容能直接對應使用，哪些章節則需要額外補充細節。更重要的，是理解不同類型資料背後的思維，學會怎麼處理它們。

有些資料來自部門的簡報，那通常是拿來對內說明或對外展示的。這類內容看似完整，實際上卻常常沒辦法直接使用。我們練習如何擷取出與主題真正有關的內容，運用AI產出初步草稿後，再由人來判斷這段文字是否真的「對了題」。

還有一些的部門回應，有些是只有一句話，難以意會到實際意思；有些是一大段口語敘述，說了很多，卻沒講重點。學員們這週學會了回頭去比對原始提問，看這段話到底有沒有回答到關鍵。如果沒有，就必須重新提問，引導對方提供更具體的內容。這一步，有時需要一點堅持，也需要很多耐心。

最讓人頭痛的，是那種專業又龐雜的管報或內部計畫書。裡面有價值，但外面裹了一層「沒人想讀的語言」。我們這週的重點之一，就是練習把這種內容「翻譯」成一般人能讀得懂的文字。說實話，這件事比寫新內容還更難。

我看到有學員一開始很焦慮：「這些資料我看不懂，我是不是不夠格？」但透過討論與練習，大家慢慢明白，永續報告書的寫作者，其實不是資料的解說員，而是資料的轉譯者。我們的工作，是幫助別人也能看懂那些原本只有部門自己知道的內容。這種轉譯，是一種責任，也是一種價值。

這週我也帶大家正式進入「資料改寫模組」的練習。這是我多年來在顧問現場淬煉出來的方法，不只是讓大家知道怎麼「寫」，而是知道什麼時候該怎麼呈現，才能讓讀者看得懂、讀得下去、記得起來。

如果我們要寫一段專案活動的內容，那我會請學員用「新聞報導」的寫法來處理。不要先講一堆背景，而是先把成果跟意義擺上來，讓人一看就知道這段內容有什麼價值。這種「倒金字塔」的邏輯，看似簡單，但真正能做到的，少之又少。

當內容很多、但細節分散時，文字往往會變得又長又亂。我建議這種情況下，不如就直接「用表格說話」。像是永續活動、教育訓練、利害關係人溝通這類內容，把行動項目、參與對象、成果指標整理成一張表，不但好看，還一目了然。

而如果有特別值得說嘴的重點專案，像是某場大型公益行動，或公司首次導入的創新制度，那就可以用「焦點案例」的方式處理。讓它單獨出現在頁面上，甚至加個Box呈現，當成全份報告的亮點，讓人一翻開就被吸住。

我在週會中展示了這些案例，學員一邊看，一邊點頭。有些人甚至說：「原來報告可以這樣寫，我以前從沒想過！」這是我最想看到的反應，當一份報告不再只是「交差」，而是開始「傳遞」。

到這裡為止，資料總算收得差不多了。但問題是，這些資料，哪一份可以馬上用？哪一份需要再補？這就是我在實務上最常使用的一個方法：雙軌分流。

我們一邊把資料整理成「待補清單」，也就是那些內容不完整、資料點不足、關鍵問題沒回答的部分，列出來交給部門補件。這需要敏銳的判斷力，也需要禮貌的催促話術，不然很容易卡在那邊。

另一邊，則是把那些已經可用的資料直接放進章節底稿中。雖然可能還不完美，但至少可以開始動筆改寫。有東西，總比空白好。

我也提醒大家，如果資料內容是與重大主題指標有關，例如 GRI 要求揭露的碳排、勞安、能源使用等關鍵數據，那就一定要補，不補的話整份報告書的信度都會出問題。但如果是次要敘述、或公司目前真的沒資源補件，那也沒關係，我們就寫進「未來建議事項」，保留彈性，也保留尊重。

這週的最後，我們正式把報告書分章分派。每位學員領到一章，接下來幾週，他們要依照這幾週學到的所有方法與架構，開始撰寫初稿。

我知道，這會是壓力最大的階段。大家手上不只拿著文字，拿著的更是來自各部門的期待、時間的壓力、自己的不安與懷疑。但我想說，你不是一個人寫這一份報告。我們這個班級，是一起寫一份報告的人。你寫的每一句話，後面都有我們一起練過的邏輯與判斷在支撐。

這不是文字堆砌的遊戲，而是一次制度搭建的實驗。也是你第一次，真正擁有一份報告的起點。

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如果你也正在卡在報告裡的某一個角落、或者不知道自己手上的資料到底該怎麼寫進去，我想邀請你一起加入這個計畫。

這是一個用力陪跑、不會放你一個人面對空白頁的地方。
報告書，是可以一起完成的。只要你願意，不要放棄，我們就在這裡。

下一期永續報告書教練陪跑計畫將於八月啟動，歡迎一起累積實務經驗，踏出成為永續人的關鍵一步：永續報告書教練陪跑計畫