在永續顧問的工作中，同時負責多個客戶專案幾乎是常態，我們經常面臨各項挑戰，既要滿足各方需求，又要確保成果品質，甚至還希望能避免加班帶來的身心壓力XD
究竟該如何同時處理多家客戶的專案，而又能高效推動進度呢？
我將分享一套經過實戰驗證的「永續專案高效管理術」透過以下三大步驟（也可稱為3P策略）：
- 排定優先順序（Prioritization）
- 資源有效分配（Planning）
- 關鍵節點施力（Performance Focus）
幫助大家建立清晰的工作策略及流程規劃，在有限時間內達到最佳執行成果，事半功倍地完成永續專案。
步驟一：1 P 排定優先順序
在同時處理多位客戶專案的情境下，首要任務就是將客戶專案進行優先順序的排序。這樣能確保我們把有限的時間與精力投入到最關鍵的部分，避免資源錯配與效率低下的情況。
為了合理規劃優先順序，我會透過「客戶四象限」模型進行分類。這個模型將客戶分為以下兩軸：
- 客戶位階高低：衡量客戶的重要性，例如預算規模、市場影響力、以及是否為長期合作夥伴。
- 專案難易程度：評估執行難度，包括資料完整性、窗口配合度及客戶需求複雜度。
根據這兩軸的交叉組合，可以將客戶專案分為四類：
- 位階高、難度高：投放最多資源與心力，確保關鍵客戶獲得最佳服務。
- 位階高、難度低：適度關注並快速完成，以展現高效率服務，以專案順暢進行為優先考量。
- 位階低、難度高：審慎安排資源，適時溝通需求是否可簡化，或降低客戶執行難度。
- 位階低、難度低：投入最少精力，保持基本服務品質及合規。
根據分類結果，將客戶分群處理並建立行動計劃。例如：
- 每週分配主要心力給第一象限客戶。
- 第二象限客戶以「兵貴神速」原則服務。
- 第三象限則需進一步評估效益與優先順序，減少非必要耗時。
- 第四象限採取標準化流程處理，避免額外負擔。
透過這樣的規劃，不僅可以有效分配注意力，也能為後續資源配置打下基礎。
步驟二：2P 資源有效分配
時間是最稀缺的資源，尤其對於負責多個專案的顧問來說，必須靈活調度每日工作時間，才能確保各專案穩步推進。
首先，我們要先談一下：「你在一天的工作日當中，是習慣一次專心處理一個客戶？還是喜歡交叉處理多個客戶的任務？」
不同的工作風格及習觀會大大影響我們負責專案的效率及最終成果。像我就是比較喜歡把一天的工作時間切割成不同時段，每段時間專注於不同客戶，這樣可讓我覺得每天在不同客戶身上都有進度，而且也比較不容易產生一整天處理一家客戶的厭倦感受XD
從第一步驟將客戶區分完畢之後，接著就要配合我們剛剛談到你個人的工作習慣去調配時間。舉例來說，第一象限我會放五到六成的時間處理，第二象限四成，其他現象就以此類推的降低時間及心力。
步驟三：3P 關鍵節點施力
永續顧問的工作往往涉及報告撰寫與數據分析，如何在有限時間內產出高影響力的成果，關鍵在於找出最值得投入資源的「節點」。
所謂節點就是我們在處理專案過程當中的各項「作業階段」，而我們要做的就是，去辨別哪些是「關鍵節點」？並在關鍵節點上撬動槓桿，讓我們能夠事半功倍的完成客戶需求及交付專案。
以永續報告書為例，我認為可以優先投入以下幾個重要部分：
- 特別報導與案例分析：突顯企業亮點，創造視覺與內容的吸引力。
- 溫室氣體排放與GRI數據：確保數據精確性及合規性，直接影響稽核結果。
- 目標與策略章節：闡述企業永續策略藍圖，更進一步能擬定永續目標。
當然，回歸到客戶需求也是非常重要的一點。通常在專案啟動前，我們必須與客戶充分對焦需求，並詳加紀錄。例如：客戶特別強調特定內容的多寡或是相關數據的協助計算。
有時候，客戶主動提出需求反而對我們來說比較有利，可以對症下藥解決問題，並獲得高滿意度；反之，有些客戶一直不提需求，等到專案快結束了，往往才提出需求就顯得頭大了
先動腦，再行動
同時處理多家客戶專案，並不是一件簡單的事情，但透過上述的永續專案高校管理術三大步驟：排定優先順序、資源有效分配、關鍵節點施力。讓我們可以從宏觀規劃到微觀執行，逐步掌控專案進度，達到高效管理的目標。
最核心的原則是「先規劃，再執行」。切勿因眼前的緊急任務而忽視整體策略規劃，否則可能會陷入混亂與疲於奔命的窘境。有時候一頭熱栽下去，花了許多時間，到頭來卻又要重來，真的會得不償失呀！
希望這些方法能幫助大家在永續顧問工作中更得心應手！也歡迎大家留言分享你的專案管理經驗與技巧，一起交流學習，讓我們共同提升工作效率與專業表現！
毓策永續顧問 
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