隨著市場趨勢及企業需求大增
愈來愈多人成為「永續工作者」
包括在上市櫃公司擔任永續專員、永續管理師
或是
在顧問公司、會計事務所擔任永續顧問及專家
雖然分別分屬不同的在甲乙方組織
但都還是要對永續的相關知識有一定了解
（雖然顧問方對知識的了解程度要更高）
從永續趨勢、法規政策，再到永續相關標準及準則
都要持續學習精進
（完全不用怕無聊？！）
也因此有非常多人上了許多永續相關課程並考取外部證照
永續管理師、淨零規劃師、永續金融證照等等
BUT！！！
現在很多永續夥伴在成功考取證照後
會發現一個問題
「我還是不知道永續報告書怎麼寫啊！！！」
證照課程教了非常多概念、專有名詞
但對於實務操作還是一知半解
讓不少永續夥伴開始擔心像是接下來要準備下一年度的永續報告書
到底該怎麼辦！
＊＊＊
不用擔心！！！
你的永續教練Neol 聽到各位的心聲了
接下來我將用我在甲乙方擔任過永續職務的經驗
向大家說明編制一本永續報告書的基本流程
以及當中需要特別注意的事項
特別是「永續工作者要具備永續腦及商業腦」是什麼意思？
一起跟著永續教練Neol的腳步
來了解一本永續報告書的誕生吧！
＊＊＊
不管你在的公司是第一年寫永續報告書
還是已經寫了好幾年
基本的永續報告書專案流程會長這樣（如下圖）
永續報告書可以當作它是一本公司年度永續成果報告的書籍
所以編制流程有部分會與出版書籍類似
包括前期的架構編排，後期的內容校稿，還有美術編輯等
最大的不同會是在決定重大主題、議題蒐集、底稿設計這些階段
接下來我將針對這幾個作業階段的實際內容進行說明
＊＊＊
一、決定重大主題
我們都知道「重大主題」不僅是利害關係人最關注的議題
也是影響公司最大的永續相關議題
像是水資源管理這個議題
依照產業特性合理推斷
應該就會是許多PCB（印刷電路板）產業的重大主體
節能減碳的議題
目前階段可能就會是不分產業
每個企業的重大主題之一
我們編制永續報告書最開始就是要決定我們的重大主題有哪些
那要透過什麼方式？
就是依照GRI 準則的指引來「設計問卷」
（GRI 是每家企業寫永續報告書依循的標準）
從趨勢、同業、利害關係人日常溝通等方式
選定一拖拉庫的永續議題當作問卷題目
並去詢問各利害關係人（包括客戶、供應商等）對這些議題的「關注程度」
我們會稱之為「關注度問卷」
除了對於外部的調查
我們也會請內部的長官們
進行所謂「衝擊度分析」
去評估每個永續議題對公司本身及對外部環境的衝擊（這個概念叫做「雙重重大性」）
去評估是「正面的還是負面的衝擊？「衝擊程度高或低？」「衝擊發生可能性高或低？」
我們會稱之為「衝擊度問卷」
最後就可以將利害關係人以及內部長官的問卷結果進行分析
合併成一個矩陣圖（如下圖）
愈右上角就會是排序愈前面的重大主題
每個公司都會依照情況選擇10個不等的重大主題唷～
執行問卷最大的問題之一就會是回收率的問題
很多企業會直接把問卷放在官網
或是在與自己的客戶及供應商往來的時候
直接順勢提供給他們
當然你也可以提供獎勵給利害關係人
以提升問卷的回收率
（關於提升問卷回收率，如果有更好的方法，歡迎提出～）
以上就是決定重大主題的簡單說明啦
現在我們先把重大主題擺一旁
接下來就是要跟各部門開始要資料囉（抖
＊＊＊
二、議題蒐集
永續報告書除了依照GRI準則揭露相關內容及數據之外
當然也要放上我們公司做了哪些永續措施
以及
各部門有什麼特殊的重大專案
加上這些內容才可以讓我們的內容更豐富
當然也是展現公司在永續上的努力及特別之處
（當然有些部門會特別「關心」有沒有把他們的功績放上去）
身為永續工作者的我們
就要扛起這個重責大任
準備要向所有單位要資料
資料內容主要可分為兩大項：
1. 重大特殊專案
製造生產部門可能導入新製程及設備、研發部門可能設計出新技術等
2.針對特定永續議題的相關對應措施
同樣以PCB產業為例，可能會問製造生產部門，他們是如何針對廢水進行管理及減量
在「議題蒐集」這個階段
因為牽涉到各部門
以及大量的往來溝通
身為永續工作者的我們必須要具備以下三個能力：
1. 了解各部門業務內容
這是一定要具備的基礎能力，很多永續工作者較了解永續相關知識，但對於一般的企業組織架構較不熟悉，甚至是公司所屬產業也一知半解，這種情況會對實際推動永續專案較不利。
永續工作者就必須要同時有「永續腦」以及「商業腦」，幫助我們在引導部門同仁、規劃資料內容等面向上，能夠更精確地成功執行。
要提升商業腦，可以藉由閱讀公司年報、產業新聞、書籍，去培養我們的商業腦，甚至我們可以去修習相關課程及學位，來提升我們的商業敏銳度。
（可以參考產業價值鏈資訊平台，增加你對產業的了解）
2. 並依照各部門特性對應永續相關舉措
這點可從上一點嫁接過來，當我們了解各部門在做什麼事之後，我們也會要有能夠「依據不同部門連結對應永續舉措」這個能力。
舉例來說，你要知道人資部門對應的永續議題可能是人才培育、勞資關係、員工福利；製造生產部門可能對應的是節能減碳。
我們要確切了解哪些永續議題是哪個部門最切身相關的，這樣我們才可以問對問題，收到我們想收到的資料。
3. 站在對方立場的溝通協調
溝通的過程最怕遇到「我講我的，你講你的」。這種情況不僅浪費彼此時間，也讓資料蒐集成果不如預期，甚至會讓彼此之間產生不信任。
我們雖然是永續工作者，但不必然要100%堅持「條文就是這樣寫，請你依照這個需求提供資料」，而是要依照部門特性、對方個人，甚至是公司在整個產業的「地位」，去彈性調整我們的標準及說詞。
（關於這點可以參考我之前寫的文章：[直擊永續實務 01]順利執行跨部門資料蒐集的三大策略。）
當然啦，如果是GRI準則要求的必要揭露事項，這種還是沒有選擇餘地，要請部門提供相關資料（不然就要等查證時，被稽核員抓出來，早給晚給資料的問題了）。
＊＊＊
三、底稿設計
當我們決定好重大主題
以及
跟各部門成功蒐集到我要的資料後
我們大概會對永續報告書的內容多寡有個底
這時候我們就可以開始安排我們永續報告書的章節架構
有些章節的內容可能會較少
原因可能是特定議題的數據蒐集不到
或是
公司所屬產業對於某議題的著墨比較少
（像是都在辦公室營運以及與其他人共用大樓型態的銀行業，對於水資源管理的實際舉措就會比較少）
在這個階段設計好我們永續報告書的大致雛形
有些表格會挖空、有些文句段落會用不同顏色標示起來請同仁更新
這時候的永續報告書我們就會稱之為「底稿」
底稿確認架構後
我們就會依照特定內容
發給特定的部門
就如同我們上面所談到的
我們要知道哪些永續議題是跟哪個部門比較相關的
舉例來說
人資部門就一定是跟「員工及社會」這個章節最相關
（但裡面會有「職業安全衛生」的內容，就要分割出來，提供給對應單位。如：職安室）
所以一樣
我不斷強調的是
我們除了要有永續知識的「永續腦」，也要有對於企業組織一定理解的「商業腦」
擁有這兩顆腦能夠幫助「永續工作者」推動專案更順暢
＊＊＊
以上就是永續報告書編製過程當中
與永續工作者個人能力最為相關
以及最常遇到問題的特定階段
從敲定永續報告出的主軸骨幹的「決定重大主題」
到與各部門緊密溝通的「議題蒐集」
再到發放給各部門填寫數據資料前的「底稿設計」
每個階段都會運用到永續工作者的硬實力及軟實力
如果這時候我們在具備「永續腦」之餘
同時擁有「商業腦」
不僅充實我們的彈藥庫
在與各部門的溝通過程當中
更能站在對方立場溝通
藉此獲得公司內部同仁的信任
讓我們在未來推動永續相關專案能夠更為順利
我是永續教練Neol
今天我們花了一些時間探討
一本永續報告書的誕生過程
尤其是前期的特定階段
看完文章的永續夥伴們有沒有比較清楚了呀！
對永續報告書有興趣的朋友
可以參考我的課程：永續報告書撰寫全方位攻略
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後續也會提供更多直擊永續實務的文章
我們下次見囉～～～掰掰！
毓策永續顧問 
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